Il servizio offre la possibilità di sostituire alla tradizionale e lenta consultazione di un archivio cartaceo, una più facile e rapida ricerca e consultazione da supporto digitale.

I documenti cartacei vengono convertiti, utilizzando avanzati sistemi di Document Management basati sul riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) , in documenti (file) digitali.

In base all'originale cartaceo fornito (documenti, moduli, manuali,.. ) ed alle esigenze del cliente (documento digitale finale richiesto) possiamo produrre diverse tipologie e formati di documenti digitali (file) finali.

Qualche esempio:

• documenti cartacei > resi convertiti, in formati come Microsoft® Word, PDF, Corel® WordPerfect®, integralmente formattati, dall'aspetto esattamente identico all'originale, completi di testo, colonne, tabelle e immagini. Pronti per la modifica e ricercabili;
• atti convegni> resi convertiti, editabili e ricercabili, in formati come Microsoft® Power Point, integralmente formattato, dall'aspetto esattamente identico all'originale, completi di testo, colonne, tabelle e immagini. Pronti per la modifica e ricercabili;
• moduli cartacei > resi convertiti come modulo elettronico compilabile in formato PDF distribuibile via e-mail o internet;
  Stampare può eventualmente acquisire automaticamente i dati da moduli PDF compilati elettronicamente o dalla carta stampata;

Disponibili oltre 30 formati, pronti per la modifica e l'indicizzazione, compresi Microsoft® Word, Excel, XML, PDF e PowerPoint®.

L'originale cartaceo può essere convertito nei seguenti formati finali:

• testo: CSV, DOC, DOCX, HTM, LIT, OPF, PDF, PPTX, RTF, TXT, WAV, WordML, WPD, XLS, XLSX, XML, XPS, XSN.
• immagini: BMP, DCX, GIF, JB2, JP2, JPG, MAX, PCX, PDF, PNG, TIF, XPS, ...

L'elaborato può inoltre essere convertito in file audio, con sintesi vocale, da masterizzare su CD/DVD o da riascoltare su un IPod® Apple o altri dispositivi di riproduzione portatile di musica (MP3) o da pubblicare su internet come Podcast Audio.

Il servizio proposto non è valido ai fini dell'archiviazione sostitutiva di documenti fiscali.

Archiviazione e ricerca

I documenti (file) digitali, risultato della conversione dal cartaceo, possono essere memorizzati su un server di rete o su un pc e condivisi. La ricerca può essere condotta tramite il semplice utilizzo degli strumenti di indicizzazione e ricerca di Windows e le sue opzioni avanzate per nome, parola o frase. Applicativi specifici offrono alternative più avanzate per l'indicizzazione e la ricerca di documenti.

Ad esempio, su un singolo CD è possibile archiviare (e successivamente consultare con facilità) circa 15.000 pagine, mentre su un singolo DVD se ne possono archiviare fino a 100.000.

I vantaggi: benefici e risparmio costi-tempo

• Eliminazione del cartaceo;
• Ottimizzazione degli spazi;
• Massima flessibilità e standardizzazione degli strumenti in ufficio;
• Standardizzazione significa ridotti costi di gestione;
• Documenti condivisi significa meno tempo perso nella ricerca dell’informazione (storico clienti, contratti, versioni aggiornate di documenti, ... )
• Facile categorizzazione ed indicizzazione dei documenti (non piu’ documenti persi) con ricerca per parole chiave o frasi;
• Rielaborazione e riutilizzo di contenuti già presenti in azienda senza necessità di ribattitura;
• Immediata condivisibilità e disponibilità dei documenti a tutti sulla rete via intranet;
• Rapida selezione ed eliminazione di documenti perchè tutti utilizzino le versioni più recenti ed aggiornate.

Altre conversioni disponibili

Conversione dei moduli cartacei in digitali
Conversione dei moduli cartacei in moduli elettronici, che è possibile compilare ed elaborare più facilmente. La sfida è sempre consistita nel convertire in un formato elettronico i moduli cartacei esistenti. La conversione dei moduli trasforma automaticamente i moduli cartacei digitalizzati in moduli elettronici PDF, WordML o Microsoft® InfoPath® modificabili.

Conversione da un formato all'altro
Conversione di quasi tutti i formati di immagine in file modificabili per le attuali applicazioni per PC, tra cui Microsoft Word ed Excel, meglio ancora, di trasformare un documento direttamente da un formato in un altro (ad esempio da TIF a PDF). Questo vi permetterà di elaborare o condividere automaticamente i file e le cartelle. Inoltre, il sistema sfrutta la tecnologia di controllo vocale e output audio leader nel mercato. Possiamo convertire qualsiasi documento direttamente in un CD audio da portare con voi.